Z roku na rok przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na inwestycję w nowoczesne rozwiązania informatyczne. Dotyczy to choćby oprogramowania wykorzystywanego w działach księgowości, kadr i płac. Systemy informatyczne zdecydowanie ułatwiają i przyspieszają pracę. W działach kadr dobrym przykładem jest choćby wdrożenie elektronicznych wniosków urlopowych. Jest to duże ułatwienie nie tylko dla samego działu kadr, ale także dla wszystkich pracowników. Warto zatem poznać dokładne powody, dla których powinno się elektroniczne wnioski urlopowe wprowadzić w swojej firmie.
Szybszy obieg dokumentów i informacji
Jedną z ogromnych zalet wdrożenia elektronicznych wniosków urlopowych jest znaczna poprawa komunikacji wewnątrz organizacji. Dodatkowo takie rozwiązanie w dużym stopniu przyspiesza obieg dokumentów w firmie. Przede wszystkim komunikacja między działem kadr a pracownikami przebiega szybciej i sprawniej. Pracownicy nie mają już w tym przypadku konieczności wypełniania i dostarczania tradycyjnych, papierowych wniosków urlopowych. Mogą to zrobić online, wypełniając krótki formularz i przesyłając go za pomocą jednego kliknięcia. Jak wspomniano, rozwiązanie, jakim są elektroniczne wnioski urlopowe, przyspiesza obieg dokumentów w firmie. W momencie przesłania wniosku, taka informacja od razu trafia do przełożonego poprzez e-mail lub SMS. Przełożony może zatem bardzo szybko zareagować i bez większej zwłoki zaakceptować wniosek urlopowy pracownika. Takie możliwości oferuje m.in. system dostępny na stronie https://inewi.pl/Funkcje/Elektroniczne-Wnioski-Urlopowe.
Sprawniejsza i wydajniejsza praca
Mówiąc o zaletach elektronicznych wniosków urlopowych, koniecznie wspomnieć trzeba o kwestii poprawy organizacji pracy w firmie. Mowa tu choćby o tym, że dzięki temu rozwiązaniu nie ma już potrzeby wygospodarowywania dodatkowej przestrzeni w celu archiwizacji papierowych dokumentów. W przypadku przedsiębiorstw zatrudniających kilkudziesięciu, a tym bardziej kilkuset pracowników, ma to ogromne znaczenie. Brak konieczności dysponowania fizycznym miejscem na dokumenty wynika z tego, że są one przechowywane w tzw. wirtualnej chmurze. Co ważne, takie rozwiązanie nie tylko poprawia organizację pracy w przedsiębiorstwie. Jest to także możliwość zaoszczędzenia dodatkowych środków finansowych, które w przypadku tradycyjnych dokumentów należałoby przeznaczyć na utrzymanie archiwum.
Większe bezpieczeństwo przechowywanych danych
Firma inewi.pl oferująca m.in. rozwiązania z zakresu elektronicznych wniosków urlopowych, bardzo duży nacisk kładzie na bezpieczeństwo przechowywanych danych. Oferowany system zapewnia dużo większe bezpieczeństwo w porównaniu z tradycyjnym archiwum. Ewentualny pożar lub zalanie zawsze może doprowadzić do zniszczenia papierowych dokumentów. W przypadku elektronicznych wniosków urlopowych takiego ryzyka nie ma. Te przechowywane są bowiem na odpowiednio zabezpieczonych serwerach. Dodatkowo cyklicznie wykonywane są ich kopie zapasowe. Oznacza to, że ich utrata jest w praktyce niemożliwa. Nie bez znaczenia jest także to, że do elektronicznej dokumentacji każda upoważniona osoba ma dostęp o każdej porze dnia i z dowolnego miejsca. To także w bardzo dużym stopniu przyspiesza i ułatwia pracę. Nie może zatem dziwić, że nowoczesne rozwiązania informatyczne dedykowane działom kadrowym i płacowym cieszą się coraz większym zainteresowaniem.
Artykuł partnera
