Naga Markets



Temat automatyzacji elektryzuje coraz więcej przedsiębiorców. Nic dziwnego, gdyż powszechnie wiadomo, iż przynosi to duże oszczędności czasu, jak i pieniędzy. Od czego w takim razie zacząć i gdzie łatwo wprowadzić automatyzację?

HorsITway

Konkretne przykłady takich działań przedstawimy na przykładzie firmy HorsITway – Szkoły IT & Programowania Dla Dzieci, Młodzieży i Dorosłych. Firma ta w swoim pierwszym roku działalności stała się już ogólnopolską firmą szkoleniową. Od samego początku automatyzowała jak najwięcej swoich działań. Co więcej, firma utrzymywała się, promowała i rozrastała bez żadnego wkładania pieniędzy w firmę.

W pierwszym roku działalności firmy, wszystkie wpływy ze szkoleń i kursów były przeznaczane na bieżące wydatki firmy i przede wszystkim jej rozwój. Nie udało by się tego osiągnąć, gdyby nie automatyzacja większości zadań. Trzeba podkreślić, że automatyzacja zadań wiązała się bardziej z kreatywnością i technicznym zmysłem właścicieli, niż z wydawaniem na to pieniędzy.

Fakturowanie

Księgowość to element każdej działającej firmy. Mniejsze organizacje do prowadzenia księgowości wykorzystują zewnętrzne biura. Pozostaje jednak element wystawiania faktur. Tutaj możliwości jest kilka.

fakturowanie

Faktury można wystawiać samodzielnie z przygotowanych przez siebie wcześniej szablonów. Dużo szybciej wykonuje się to jednak używając do tego dedykowanych programów, takich jak przykładowo “InFakt” (tego programu firma HorsITway używała w swoim pierwszym roku działalności).

Kolejnym krokiem byłoby zrzucenie odpowiedzialności na klienta, wystawiając mu odpowiednią formatkę do wypełnienia. Po stronie firmy znajdowałby się natomiast dedykowany program, który te dane wpisywałby na fakturę. Jest to rozwiązanie droższe, ale dające największą automatyzację.

Zamówienia

HorsITway
Fragment przykładowej formatki do zamówień firmy HorsITway – Szkoły IT & Programowania Dla Dzieci, Młodzieży i Dorosłych

HorsITway – Szkoła IT & Programowania, to firma szkoleniowa, jej produktem są kursy i szkolenia z zakresu IT dla dzieci, młodzieży i dorosłych.

Automatyzacja w tym obszarze polega na posiadaniu systemu do obsługi zamówień. Najprostsza forma to strona na WordPressie, na której można w prosty sposób dodawać formatki do wypełnienia dla klienta, który chce kupić dany produkt lub usługę. Następnie wystarczy podpiąć formatki z WordPressa do skrzynki mailowej. I w ten sposób zapisy na szkolenia wpadają w postaci przygotowanych odpowiednio maili, które po stronie skrzynki odbiorczej można odpowiednio filtrować i nimi zarządzać.

Tak też początkowo robiła firma szkoleniowa HorsITway. Bardziej złożona formuła to dedykowana aplikacja, która zapisy na kursy umieszcza w formie rekordu do bazy danych. Daje to największe zyski, jednak wymaga kontaktu z programistą (chyba, że sam właściciel firmy jest programistą 🙂 ).

Katalog produktów

HorsITway WordPress
Przykład, w jak prosty i intuicyjny sposób można dodawać nowy produkt/usługę do swojej oferty za pomocą WordPressa.

Produkty w firmie dość często się zmieniają, jedne są usuwane, a nowe dodawane. Warto pomyśleć tutaj o mechanizmie do łatwego dodawania i usuwania produktu.

Na WordPress jest dużo wtyczek, które takie zarządzanie produktami umożliwiają. Wtedy dodanie nowego produktu to tylko kwestia zdjęcia i opisu, a nie przebudowa całej strony internetowej. Dlatego Szkoła IT & Programowania HorsITway, posiada swoją stronę na WordPressie.

Przykładowym produktem firmy jest Kurs Programowania Dla Dzieci i Młodzieży. Dodanie kolejnego produktu, np. kursu informatyki dla nauczycieli, to tylko kwestia dodania odpowiedniego opisu i zdjęć. Nie potrzeba tutaj żadnych umiejętności programistycznych, gdyż mamy do tego na WordPressie dedykowane GUI (graficzny interfejs użytkownika).

Zarządzanie zadaniami

Czym większa organizacja, tym więcej pracowników, a tym samym ilość zadań, które trzeba kontrolować. W HorsITway, aby żadne bieżące tematy nie umknęły, stosowany jest “Trello”, który jest darmowym programem do zarządzania zadaniami w formie tablicy, na której wiesza się kolejne karteczki. Można ustalać priorytety poszczególnych zadań, przypisywać osoby odpowiedzialne, sprawdzać procent wykonania zadania. Dla większych organizacji stosuje się takie systemy, jak Redmine czy Jira.

Wymienione obszary nie wyczerpują oczywiście tematu automatyzacji w firmie. Są to tylko przykłady zaczerpnięte z firmy HorsITway, które mogą pomóc innym firmom dopiero zaczynającym swoją działalność. Poniżej wywiad przeprowadzony z właścicielami HorsITway, w którym poruszony jest temat automatyzacji zadań w firmie (zagadnienia automatyzacji pojawiają się w drugiej części wywiadu: od siódmej minuty).



tokeneo

Zostaw komentarz logując się za pomocą Facebook

To również Cię zainteresuje - Comparic24.tv

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here